30. studeni 2019.

Digitalizacija i kako svatko od nas može krenuti u nju

U svijetu u kojem su promjene sve brže, digitalizacija ruši prepreke te se doslovno ništa ne čini nemogućim, stoga financijska i kontroling funkcija mora napraviti iskorak kako bi postigla svoju krajnju dodatnu vrijednost – vrhunsko poslovno partnerstvo s internim klijentima, a to su ponajprije menadžeri    foto Getty Images/istockphoto

Autorica: Ismeta Jašaragić, voditeljica Centra elektroničkog poslovanja

Digitalizacija je postala najčešće spominjana tema u današnje vrijeme, što samo potvrđuje potrebu za prilagodbom od strane svakog pojedinog sudionika, da bi ista što uspješnije zaživjela u punom smislu. Digitalizacija se najvećim dijelom provodi na razini države, no bez volje i prilagodbe svakog pojedinca, podrazumijevajući i gospodarstvenike i građane, nije moguće uspostaviti cjelokupan digitalni proces. Već sad imamo nebrojeno mnogo primjera da se dokumentacija izdaje u digitalnom obliku, a onda se, s druge strane, ispiše na papir i tako u papirnom obliku kola dalje, pri čemu većina sudionika nije niti svjesna da ispisana elektronička isprava zapravo više nije pravno valjani dokument. Elektronički potpisan dokument provjerljiv je i pravno valjan samo ako se prezentira u onom obliku u kojem je nastao, a to je elektronički.

Postoji i veliki broj primjera kad gospodarstvenici i fizičke osobe žele započeti s digitalizacijom, a ne znaju kako krenuti. Ideja postoji, znaju i koji bi proces digitalizirati, ali što tada? Odakle krenuti? S obzirom na to da se Fina e-poslovanjem bavi već više od 15 godina, najčešće smo prvi kojima će se korisnik obratiti s pitanjem. U velikom broju slučajeva, kad korisnik kaže da bi želio u potpunosti izbaciti papir i elektronički potpisivati dokumente, on u tom trenutku niti ne sluti što sve stoji iza takve odluke. Ali ne treba se obeshrabriti. Zapravo nije toliko komplicirano i najčešće već u prvom razgovoru s korisnikom uspijemo doći do odgovora na to koje su njegove potrebe te pojasniti što treba poduzeti da bi se njegova želja ostvarila.

Fina već dugi niz godina nudi veliki broj usluga i servisa te stalnu korisničku podršku, a ovom ćemo prilikom izdvojiti one koje mogu biti osnova za digitalizaciju.

Za početak, prvi korak je donošenje odluke o tome koje poslovne procese želimo digitalizirati i tko su sudionici tih procesa. Najčešće su to oni procesi u kojima neka fizička osoba potpisuje dokumentaciju i u kojima se razmjenjuje veliki broj papira. Kako papir zamjenjujemo elektroničkim dokumentom, tako i potpis na papiru trebamo zamijeniti pravno valjanim elektroničkim potpisom, bilo da se radi o potpisu građanina na nekom zahtjevu ili o dokumentu koji drugoj strani izdaje poslovni subjekt.

Ako se radi o procesu u kojem se standardni potpis na papiru treba zamijeniti elektroničkim, onda uvijek govorimo o digitalnim certifikatima koji omogućuju elektroničko potpisivanje ili pečatiranje. Kako onda znati koji su nam certifikati potrebni? Ovisno o tome tko u procesu potpisuje dokumentaciju (fizička ili pravna osoba), koriste se i različite vrste certifikata.

Za potpis koji zamjenjuje potpis osobe na papiru, koriste se certifikati koji se izdaju na osobu i vezani su uz potpisnika. Pravna regulativa nam je omogućila da takvi pravno valjani certifikati više ne moraju biti izdani isključivo na kriptografskom uređaju (smart kartica ili USB token na kojem je pohranjen privatni ključ) koji treba biti u isključivom posjedu potpisnika, već mogu biti i u oblaku, a korisnik za potpisivanje koristi, primjerice, svoj mobitel. U ovom se slučaju radi o certifikatu za e-potpis u oblaku, koji se može koristiti u bilo kojem web ili mobilnom servisu u kojem je potreban elektronički potpis, a prednost za korisnika je u tome što elektroničke dokumente ili podatke potpisuje na jednak način mobitelom, tabletom ili računalom, bez potrebe za posjedovanjem posebnog kripto uređaja.

Ovaj certifikat svakako daje prostora razvoju niza rješenja za korištenje mobilnih aplikacija  koje su već integrirane sa Servisom za udaljeno elektroničko potpisivanje, a potpisnik samo treba imati certifikat u oblaku, pri čemu na jednostavan način, koristeći svoj mobitel šalje neki dokument, potpisan pravno valjanim elektroničkim potpisom.

Relativno nova vrsta certifikata koja je osobito zanimljiva pravnim osobama je certifikat za e-pečat. Iako tako zvuči, ne radi se o certifikatu koji zamjenjuje klasičan pečat tvrtke koji se koristi ili se koristio na papiru za ovjeru dokumenata, već o elektroničkoj potvrdi koja potvrđuje da je neki dokument izdala i potpisala baš određena pravna osoba.

Dakle, certifikat za e-pečat se koristi u slučajevima kad ne postoji obveza i nije nužno da neku dokumentaciju potpiše osoba, nego je potreban samo potpis/potvrda pravne osobe. Certifikat za e-pečat se izdaje pravnoj osobi koja se, u smislu zakonske regulative, smatra Autorom pečata. Takav certifikat omogućuje automatsko potpisivanje velikog broja dokumenata te je, kako smo prethodno naveli, pogodan za pečatiranje nekih vrsta rješenja, izvadaka, potvrda i druge dokumentacije koju ne mora nužno potpisati osoba.

Da bi se potpis ili pečat mogao ugraditi u dokument i da bi bio ispravno izrađen, osim digitalnih certifikata, potrebno je imati i neko potpisno rješenje ili aplikaciju. Potpisna rješenja mogu razvijati dobavljači aplikacija/sustava ili se mogu nabaviti već gotova rješenja, koja se na jednostavan način mogu implementirati u aplikacije/sustave. Važno je znati sljedeće: da bi potpis bio ispravno izrađen, osim posjedovanja digitalnih certifikata koje izdaje kvalificirani izdavatelj usluga povjerenja, potpisna rješenja također moraju biti usklađena s pravnom regulativom i podržavati propisane potpisne formate.

Fina u ponudi ima već gotova klijentska i serverska rješenja za potpisivanje. Klijentsko rješenje se primjenjuje za aplikaciju/servis, a kao krajnje korisnike ima osobe koje trebaju potpisati neki dokument, dok serversko rješenje omogućuje automatsko potpisivanje/pečatiranje većeg broja dokumenata. Oba rješenja su usklađena s propisanim standardima, a omogućuju i nadogradnju potpisa uz proces dodavanja informacija (vremenski žig, CRL lista ili OCSP odgovor) u cilju zadržavanja validnosti potpisa u dugom vremenskom roku.

Zadržavanje valjanosti potpisa u dugom vremenskom roku osobito je važno za dokumentaciju koja se mora arhivirati, dugo čuvati ili može biti predmet nekog upravno-pravnog postupka. Kako bismo to  osigurali, koristimo vremenski žig. Najčešće se koristi kao nadopuna potpisu, ali se može, što je i preporučljivo, koristiti u svim procesima u kojima je bitna vremenska komponenta.

Kako govorimo o elektroničkoj razmjeni informacija i dokumenata, nameće se pitanje arhiviranja elektronički nastalih dokumenata i podataka, odnosno, podrazumijeva se i njihova elektronička pohrana, u onom obliku u kojem su nastali.

Korisnici mogu sami osigurati diskovni prostor za pohranu, no postavlja se pitanje je li to uistinu jedino što je potrebno za dugoročno arhiviranje elektroničkih dokumenata? Što je s načinom i brzinom dohvata, pretragom, sigurnošću? Nije baš sve tako jednostavno, ni jeftino. Računala i diskovni prostor relativno su jeftini, međutim, oni su samo manji dio uspješnog arhivskog sustava. Postoje gotovi arhivski sustavi koji mogu riješiti taj zadnji korak u procesu digitalizacije, a jedan od njih može ponuditi i Fina.

Fina e-Arhiv je servis koji omogućuje arhiviranje svih oblika poslovnih dokumenata nastalih u materijalnom ili digitalnom obliku, dokumenata i korisničkih podataka elektroničkih servisa (e-servisa) koji su povezani sa sustavom Fina e-Arhivom, ili bilo kojih drugih vrsta dokumenata/podataka koje će korisnik generirati i potom arhivirati. Prilagodljivost korisnicima očituje se kroz različite modele pristupa servisu, a to su pristup putem web aplikacije (pogodno za male korisnike) ili potpuna automatizacija, direktno kroz interni poslovni sustav, što je pogodno za veće korisnike.

Ako imate potrebu za digitalizacijom nekog procesa ili su vam potrebne informacije o opisanim uslugama i rješenjima, možete nas kontaktirati putem e-pošte Ova e-mail adresa je zaštićena od spambota. Potrebno je omogućiti JavaScript da je vidite..