InfoDomovo rješenje eGOP, stvoreno za učinkovito elektroničko poslovanje u tijelima državne uprave, Splitu je omogućilo gotovo potpunu digitalizaciju poslovnih procesa
Grad Split, s gotovo 180.000 stanovnika drugi po veličini grad u Hrvatskoj, industrijsko je, prometno, kulturno i turističko središte Splitsko-dalmatinske županije i glavno sjedište Hrvatske ratne mornarice. Upravljanje procesima uredskog poslovanja u gradu takve veličine presudno je za pravodoban i neometan rad javne uprave te svih tijela, javnih i privatnih, koja s njim surađuju. Neki poslovni procesi koje Grad obavlja, poput izvršenja javne nabave i upravljanja financijskim tokovima, koji su se provodili klasično, 'papirnato', trebali su hitnu promjenu.
Analizom stanja utvrđeno je da nedostaje tehnologije s pomoću koje bi se digitalizirali poslovni procesi. Prepoznajući digitalnu transformaciju kao ključ produktivizacije i automatizacije, Grad Split odabire rješenje eGOP kako bi ukinuo papirnato poslovanje i nadogradio sustav koji je prilagođen regulativi – Zakonu o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi. InfoDomovo rješenje jamčilo je potporu cjelokupnom toku poslovnog procesa, s jasno definiranim ulogama svih dionika, istodobno osiguravajući centralizirano mjesto uvida u procese i statuse spisa koji bi potpuno zamijenili tradicionalni, papirnati način rada.
Izazov ubrzao provedbu
Budući da je InfoDomova platforma eGOP nudila mnogo funkcionalnosti, Grad Split odlučio ju je nadograditi specijaliziranim modulima. Moduli su osigurali uvođenje e-usluga, praćenje financijskih informacija i razmjenu podataka s ERP sustavom. Iako je uvođenje bilo usporeno zbog pandemije bolesti COVID-19 i potrebe za proširenjem rješenja, tijekom srpnja sustav je u cijelosti pušten u rad. Platforma eGOP 10, koja uza standardne module za uredsko poslovanje i digitalnu arhivu nudi i kompletno upravljanje financijskim tokovima, a s raznim specijaliziranim modulima donosi i mnoge druge funkcionalnosti, omogućila je Gradu Splitu dodatnu korist. Kao prioritetne module odabrao je modul javne nabave SPIN i e-podnesak, koji je integriran u internetsku stranicu Grada.
Potpuna digitalizacija Grada
Najvažnija vrijednost koju je Grad Split dobio uvođenjem rješenja eGOP 10 gotovo je potpuna digitalizacija poslovnih procesa. Gubitak i traženje papirnatih dokumenata (gdje se nalaze, kod koga su i koliko dugo, je li nešto odobreno, potpisano…) svedeni su na nulu. Cjelina spisa je vidljiva i nema potrebe za traženjem dokumentacije po odjelima. Sustav je omogućio fleksibilniju upotrebu ljudskih potencijala, bržu zamjenu onih koji rade na spisu, i to uz mogućnost rada od kuće, što se pokazalo iznimno korisnim u razdoblju zaključavanja u ožujku ove godine. Budući da eGOP 10 jednostavno povezuje uredsko poslovanje s radnim procesima i financijskim podacima, kao najveća korist navodi se omogućavanje razotkrivanja zastoja u obradi predmeta i utvrđivanje nedostataka u produktivnosti zaposlenika. Aplikacija omogućava i prilagođavanje izgleda sučelja različitim ulogama, a ima i otvorene servise za razmjenu podataka s drugim sustavima, što je istaknuto kao pogodnost.
Pogled u budućnost
Grad Split se nakon instalacije platforme eGOP 10 priprema na dodatan razvoj e-servisa, zatim za optimizaciju komunalnog i poljoprivrednog redarstva nadogradnjom sustava e-inspektor u e-redar te druge manje nadogradnje koje će osigurati potpunu digitalnu transformaciju drugoga po veličini grada u Hrvatskoj.