Korona i biznis
18. lipanj 2020.

How-to za krizu: koraci koje sada trebaju poduzeti projektni menadžer

Martina Huemann   
piše PROMO
piše PROMO

Pandemija koronavirusa koja je u tijeku nanijela je veliki udarac gospodarstvu, čiji se puni opseg još ne može procijeniti. Ono što je već jasno jest da mnoge industrije doživljavaju značajan pad. U ovakvom okruženju primarni cilj je što održiviji brzi oporavak, a da bi se to dogodilo potrebno je profesionalno upravljanje projektima (u kriznim situacijama). Prof. Martina Huemann, akademska direktorica Profesionalnog MBA programa iz područja projektnog menadžmenta analizirala je što projektni menadžeri trebaju raditi u doba (koronavirusne) krize, koje kompetencije su im potrebne i kako se mogu najbolje pripremiti za vrijeme nakon krize.

- Dobro upravljanje projektima u kriznim situacijama vrlo je važno u teškim vremenima poput ovih koje karakteriziraju drastična ograničenja zbog zaustavljene proizvodnje, kratkog vremena rada i raznih ograničenja koja su odredile vlade. Za to su potrebni projektni menadžeri s dobrim stručnim znanjem, liderskim iskustvom i pravim načinom razmišljanja - kaže stručnjakinja za projektni menadžment Martina Huemann.

Tri moguća načina djelovanja za tekuće projekte

Bez obzira na vrstu, opseg i složenost, brojni projekti iz gotovo svih industrija trenutno su pogođeni krizom. To je zato što mnogim organizacijama nedostaju potrebni resursi za rješavanje trenutačnih problema. Prvi korak bi stoga trebao biti sveobuhvatna procjena situacije. Za Martinu Huemann trenutna situacija omogućava tri načina djelovanja koje mogu poduzeti projektni menadžeri kako bi adresirali izazove s kojima se tekući projekti trenutno suočavaju.

Potraga za alternativama

Postoje li druge opcije? Ako je tako, koji su dodatni resursi potrebni - kako u pogledu zaposlenika, tako i sredstava - kako bi se realizirale? Opravdava li očekivani rezultat dodatne izdatke?

Zaključenje projekta

Nekad ima smisla prihvatiti situaciju i zaključiti projekt.

- Ovo je korak koji preporučujem kada poslovni slučaj koji stoji iza projekta više nije primjeren. Drugim riječima: ako projekt vjerojatno više neće ostvariti procijenjene koristi, projektni menadžeri trebali bi ga zaključiti jer bi nastavak projekta bio skuplji nego okončanje. To je sigurno teška odluka. I zato je lidersko iskustvo projektnih menadžera toliko važno - kaže Martina Huemann.

Pauziranje projekta

Prema prof. Huemann treća je opcija trenutno najpopularnija i to iz dobrih razloga. „Ne bismo trebali odustati od svakog projekta - to bi otežalo poslovanje u kasnijoj fazi." Pauziranjem projekta resursi i projektni tim mogu se brzo ponovo aktivirati u sljedećoj fazi, tj. u vrijeme kada se ekonomija do određenog stupnja oporavila te se brzo vraćamo redovnom načinu poslovanja. Ključno je „napraviti jasan rez i to transparentno priopćiti svima uključenima“. Na primjer, dionici moraju biti obaviješteni da će projekt biti zaustavljen, ali da je izrađen konkretan plan koji uključuje sve vremenske rokove i detalje za njegov kasniji nastavak. To također znači da projektni menadžeri moraju napraviti detaljnu evidenciju o već postignutim rezultatima kako bi što brže nakon prekida mogli nastaviti s radom na projektu s projektnim timom.

Kako se projektni menadžeri mogu prilagoditi

Koji je najbolji način na koji se projektni menadžeri mogu suočiti s trenutnom situacijom? Iako se neki projekti sada mogu pauzirati, mnoge tvrtke trenutno ulažu u alternativne poslovne modele.

- Pogledajte samo naš segment: nastavak obrazovanja. Praktično preko noći morali smo otići iz svojih predavaonica i sve naše ponude za učenje preseliti na online platforme. Takva promjena zahtijeva ogromne napore i ovdje je potreban projekt -  kaže Huemann.

Da bi projekt bio uspješan, potreban je način razmišljanja pod sloganom "odraditi posao", koji se može naći kod mnogih iskusnih projektnih menadžera:

-Riječ je o volji za postizanjem vrlo snažnih rezultata u kratkom vremenu. To zahtijeva unutrašnju motivaciju, brzinu, jasne prioritete i ciljeve, transparentne strukture i uredno koordinirane rokove za podršku timu u samoorganiziranju jer se u takvoj situaciji zaista moramo udružiti - kaže.

image
WU academy
foto

Ipak, postoji ograničenje koliko se brzo mogu stvari realizirati. Razmislite, primjerice, o građevinskoj industriji: neke projekte jednostavno nije moguće ubrzati izvan određene mjere. Ipak, uvijek ima smisla projekt strukturirati u različite faze, a da se pri tome ne izgubi iz vida cjelokupna slika, drži Martina Huemann. Agilan radni stil i jednostavna komunikacija s korisnikom koji je naručio projekt mogu vam pomoći u brzom postizanju privremenih rezultata. Na taj način napredak postaje brzo vidljiv, pri čemu ne treba podcijeniti psihološki učinak toga. U tu svrhu morate se usuditi isprobati novi, ponekad i nekonvencionalan pristup, za što je potreban odgovarajući način razmišljanja.

Kompetencije koje projektni menadžeri sada trebaju

Hoće li kriza i njezine posljedice zahtijevati drugačije vještine i stručnost u upravljanju projektima? „Ne bih rekla da je riječ o bitno različitim vještinama," kaže Huemann. Kriza je jednostavno stavila u središte pozornosti vještine koje su posebno važne: istinsko liderstvo na projektu, dobra komunikacija i volja da se tim samoorganizira dok još uvijek na dobrom putu. Vještine samoorganizacije omogućuju brzo donošenje odluka i ciljani zajednički rad, što će zauzvrat brzo donijeti dobre rezultate. A projektni menadžment u kriznim vremenima se također odnosi na otpornost: projektni menadžeri moraju „moći preuzeti ono što je pred nama.“ Ima smisla primijeniti pristup pokušaja i pogreške – misliti na brzo prototipiranje ili double-loop učenje - kako bi se testirale dostupne opcije, brzo odbacile one koje daju loše rezultate i držali se onih koje ostvaruju rezultate.

Nastavak projekata koji potiču ekonomski oporavak

Nakon krize trebat ćemo se usredotočiti na obnovu - to je jasno. Ovo će biti vrijeme za nastavak novih ideja i novih poslovnih modela koji su razvijeni. Projekti nisu samo korisni za vođenje kratkoročnih transformacija, već se mogu koristiti i za izgradnju nečega u dužem vremenskom razdoblju. „Ako želite da tvrtka prođe kroz stvarnu transformaciju umjesto da se samo malo prilagodi, potreban vam je strukturirani postupak promjena", objašnjava stručnjakinja za projektni menadžment. Ona ukazuje na primjer povratka u ured nakon rada od kuće. Mnogi dionici, među kojima su i predstavnici radnih vijeća, žele imati pravo glasa u ovom procesu. „Uvjeti stvoreni za povratak u normalan način rada imat će održiv učinak koji će doseći puno dalje od kraja krize."

Potražnja za projektni menadžmentom još je u porastu

U nemirnim vremenima velika je potražnja za projektnim menadžerima. Stručnjaci koji mogu unijeti strukturu u kaotičnu situaciju i koji znaju metode uvođenja i održavanja promjena su traženi ljudski resurs. „Profesionalno vođenje projekata može poslužiti kao pojas za spašavanje koji djeluje u bilo kojoj krizi. To može biti kompas za organizaciju i njene zaposlenike, što je ključno u teškim vremenima: na taj se način promjena ili nova strategija mogu podijeliti u konkretne ciljeve prema kojima se zaposlenici mogu usmjeriti. Pametno osmišljeni projekti omogućit će nam stvaranje pozitivne budućnosti za sve," zaključila je Martina Huemann.

Više informacija možete pronaći ovdje.