Žurno zatvaranje uredskog rada u mnogim dijelovima Europe natjeralo nas je na brzo razmišljanje i naporan rad na uklanjanju prepreka za udaljeni rad unutar tjedan dana. To znači da smo se morali usredotočiti na važne i neposredne stvari, a neke stvari smo ostaviti za drugu fazu.
Kako već od ranije radimo na daljinu s našim klijentima, tako smo neke stvari unaprijed osigurali:
- Svi zaposlenici imaju prijenosna računala s kamerama
- Naši zaposlenici svakodnevno koriste video razgovore u svom radu
- Naši djelatnici od ranije povremeno rade od kuće pa je to utkano u kulturu komunikacije u tvrtki
- Svi naši alati su u “cloudu” i dostupni s interneta
- Većina klijenata nam je udaljena
No, tranzicija procesa do pune učinkovitosti zahtijevala je još promjena. Upravo radi kompleksnosti, podijelili smo proces u dvije faze: Faza 1: prva četiri tjedna i Faza 2: dugoročno.
Što smo odgodili za drugu fazu?
Izgradnja sigurnosnih mreža za korporativnu kulturu
Većina naših zaposlenika je integrirana te razumije našu kulturu i pristup radu. Imamo razvijen sustav mentorstva, puno internih dokumenata za uvođenje u način poslovanja, a većina novih djelatnika pridružuje se postojećim zrelim timovima. Zbog svega toga, vjerujemo da naša kultura nije ugrožena u četiri tjedna.
Udaljeni proces uvođenja novih zaposlenika u rad
Očekujemo da ćemo zaposliti nove djelatnike u narednih četiri do osam tjedana, ali ne njih puno. To znači da je sada efikasnije uložiti nešto veći napor na uvođenje novih pojedinaca, nego izgraditi sustav s opsežnom dokumentacijom i često postavljanim pitanjima.
Što nas dovodi do pet kritičnih stvari
Ove četiri stvari su naš fokus za prvih četiri tjedna potpuno udaljenih operacija.
1. Osigurali smo da SVI naši zaposlenici imaju SVU potrebnu opremu kod kuće
Unutar nekoliko dana svima smo isporučili svu opremu. Naš operativni direktor i voditelj razvoja, zajedno s drugima, osobno su dostavljali stolove, stolice, monitore i tipkovnice. Miha i Drago, sjajni ste! Važno nam je bilo biti agilan u logistici, jer nismo znali kada bi moglo započeti potpuno zatvaranje naših ulica. Važno nam je da su svi potpuno, a ne djelomično učinkoviti.
2. Pokrenuli smo Agilni tranzicijski tim
Chief Customer Officer, Chief Operating Officer, Human Resource Manager, jedan od naših postojećih “remote” djelatnika i dvojica drugih stručnjaka planirali su svaki dan na sastanku u 9:00 i održavali retrospektivu dana u 16:00. Ovo je ekstremna verzija iterativnog procesa ili PDCA (plan-do-check-act), koji donosi rezultate još od 40-ih godina prošlog stoljeća. Nakon užurbanog prvog tjedna, u ostalim tjednima tranzicije ovaj tim radi nešto “normalnijim” ritmom.
Također, angažirali smo sjajnu savjetnicu za udaljeni rad još prije izbijanja COVID-19 pa ona vodi cjeloviti proces za nas. Ta je odluka stvorila veliku pozitivnu razliku.
3. Razgovaramo više s našim klijentima
Ovo je vrijeme u kojem obje strane imaju neke nove i drugačije potrebe. Za početak, željeli smo prenijeti poruku da smo 100% efikasni u ovom trenutku i da radimo za njih jednako kao i ranije. Također, željeli smo čuti što oni trebaju od nas u ovom trenutku. Komunikacija mora biti pojačana i empatična na svim razinama, ne samo na izvršnoj. Pobrinut ćemo se da svi u AGENCY04 češće razgovaraju s kolegama na klijentskoj strani.
4. Razgovaramo više unutar tima
Važno nam je ostati na okupu i kad se ne vidimo. U ponedjeljak održavamo “all-hands” sastanak i ponavljat ćemo ih često. Uveli smo nove mogućnosti komuniciranja. Svi naši pozivi bit će uz video kameru, da zadržimo obogaćenu ekspresivnu komunikaciju. Naš radno vrijeme će doživjeti neke promjene, da bi se prilagodilo novim okvirima.
Software razvijamo u Agilnom procesu i na njega računamo da održi motivaciju i angažiranost... Imamo vodeće stručnjake za ovo područje i to je naša olakotna okolnost. U ostale procese poput prodaje, marketinga i općih poslova uvesti ćemo više namjerne i promišljene komunikacije.
5. Osiguravamo da se svi osjećaju sigurno
Ovo je težak proces. To nije samo promjena u radnom okruženju, već zdravstvena kriza i moguća ekonomska kriza. Prelazak u rad na daljinu osigurava da naši zaposlenici ostanu zdravi i da se ne osjećaju ugroženo od COVID-19, ali to je samo jedna strana medalje.
Moramo se pobrinuti i da naši zaposlenici ne osjete kako im je posao ugrožen. Da bismo to postigli, bit ćemo otvoreni i iskreni o svačijoj ulozi u tvrtki. Ovo je, vjerujemo, najvažniji element ove tranzicije i onaj koji će nas učiniti otpornijim, povezanijim i snažnijim timom dugo nakon što se ovo završi.