Korona i biznis
19. ožujak 2020.

Hrvojka Kutle: Kako održati konstruktivan virtualni sastanak

Virtualni sastanci   

Kako bi se spriječilo širenje zaraze preporuka je da većina ljudi radi od kuće – da budu udaljeni jedni od drugih. S druge strane da bi tim funkcionirao i bio produktivan članovi tima moraju osjećati povezanost. Kako biti na socijalnoj distanci, a istovremeno ostati povezan?

Držati tim povezanim dok ste fizički udaljeni – pravi je izazov

Mi smo socijalna bića i održavanje sastanaka ispunjava više naših potreba. Osim da međusobno razmijenimo informacije i znanja, raspravimo i donosimo zaključke, krećemo u akciju, sastanci nam služe i da bismo radili zajedno i gradili i održavali odnose. Ako svatko od nas krene od sebe, znamo da bolje radimo i predaniji smo poslovima i zadacima u koje vjerujemo. Da bismo u nešto vjerovali – moramo se emocionalno povezati; s ljudima, svrhom, vizijom, ciljem...

Na tragu trenda da neki smatraju komunikaciju mailom dovoljnu u upravljanju ljudima, rekla bih da smo zanemarili važnost i snagu prave komunikacije koja uključuje svih pet osjetila (vid, sluh, miris, okus i dodir), a ponekad i ono šesto = osjećaj za atmosferu/energiju oko nas. Ako želite biti dobar voditelj svojim ljudima – ne zanemarujte sve dimenzije komunikacije.

Ako prava komunikacija uključuje sva osjetila, onda je pravi sastanak - sastanak uživo. Sastanci putem video platformi ne mogu ostvariti sve dimenzije, ali ako su dobro planirani i facilitirani od strane voditelja tima – mogu se približiti tome i zadovoljiti veći dio potreba koje imamo kao socijalna bića. 

Ne zaboravite što čemu služi:

  • pisane riječi nam služe da prenesemo informacije i znanje,
  • izgovorene riječi služe da znanju i informacijama dodaju emocije (kroz ton, intonaciju, naglašavanje...)
  • sastanci uživo služe za izgradnju odnosa kroz sve dimenzije komunikacije

A sada se moramo pobrinuti da kroz sastanke u virtualnom prostoru dobijemo učinak što sličniji i bliži sastancima uživo.

Na virtualnim sastancima lakše se i brže izgubi fokus, što zbog okolinskih distraktora, a što zbog vlastitih misli i dodatno manjeg broja aktiviranih osjetila. Stoga dobro planirajte sastanke s timom koji radi od kuće. Razmislite što možete promijeniti da sastanak bude produktivniji, intenzivniji i usmjeren cilju.

Donosimo vam par promišljanja koja vam mogu koristiti:

  • Ako imate više tema za sastanak – podijelite ih među članovima tima i organizirajte ih u manje podtimove. Svaki podtim neka ima svojeg 'voditelja' koji će danu temu s njima obraditi prije sastanka i na sastanku izložiti glavne stavke. Ostali članovi tima neka doprinesu pitanjima i prijedlozima. Vodite brigu da svaki član tima bude član nekog podtima i da svi osjete da doprinose.
  • Materijale i teme za sastanak pošaljite unaprijed i dogovorite s članovima tima da pročitaju materijale i pripreme se za sastanak s komentarima i pitanjima.
  • Držite fokus na temama koje imate i vodite brigu (vi ili voditelj podtima) da po toj temi dođete do zaključka o daljnjim akcijama.
  • Osigurajte da sve zaključke koji vode u akciju formirate u akcijski plan (tko, što, do kada, kako, potrebna podrška i resursi, očekivani ishodi).
  • Vodite brigu da svi sudionici sastanka dobiju svoj prostor za nešto reći i pitati. Ako imate veći tim da bi vam bilo lakše napravite si popis svih članova tima i pratite po tom popisu da li su svi sudjelovali. Tišim članovima omogućite prostor za sudjelovanje.
  • Cijeli sastanak po svakoj temi vodite kroz 4 glavna dijela;
  1. pitanja za pojašnjenje
  2. moguće opasnosti i prepreke
  3. glavna učenja i vrijednosti
  4. prijedlozi poboljšanja
  • Dogovorite barem okvirno termin idućeg sastanka i teme koje će biti.
  • Odmah nakon sastanka napravite vi ili voditelji podtimova pisane materijale o zaključcima i daljnjim koracima i podijelite ih sa svim sudionicima sastanka.

Nastojte u radu od kuće održavati dinamiku što sličniju radu u uredu, naravno s potrebnim prilagodbama.

Ako ste tim koji je ponekad ručao zajedno – možda možete s vremena na vrijeme organizirati i zajednički virtualni ručak: dogovorite termin ručka, svatko sjedne sa svojim ručkom pred ekran i ručate zajedno uz razgovor. Ne možete pomirisati i probati tuđu hranu, ali možete je opisati jedni drugima, podijeliti detalje oko pripreme i recepata i na taj način i dalje ćete imati druženje u neformalnom okruženju.

Možda možete i 'otići na cugu' virtualno!?!

Vaša HR-uša