11. kolovoz 2020.

Pravilo 80 posto: Prekomjerna je preciznost gubitak

Piše: Antonio Zrilić, Logiko

Lako je prepoznati što je gubitak, a što je dodana vrijednost u procesu – jednostavno se zapitate: 'Plaća li kupac to što radim?' Kad ste osamdeset posto spremni, onda treba krenuti u akciju

Kad govorimo o korisnosti, efikasnosti i produktivnosti, ne smijemo zaobići takozvano pravilo 80 posto. Što to znači? Jednostavno rečeno, to znači da u akciju treba krenuti kad smo 80 posto spremni. Najprije nam na pamet pada Paretovo pravilo ili načelo koje kaže da 80 posto posljedica dolazi od 20 posto uzroka. Tako, naprimjer, 20 posto radnika napravi 80 posto posla, 20 posto kriminalaca počini 80 posto zločina, 20 posto vozača napravi 80 posto prekršaja, 20 posto proizvoda napravi 80 posto prometa u poduzeću itd. Međutim, ovdje neću govoriti o klasičnom Paretovu pravilu, nego o izvedenici koja je iznimno važna, gotovo kao originalno načelo.

Preskupi perfekcionizam

Pjesnik Paul Valéry rekao je: 'Pjesma nikad nije završena, samo je napuštena.' To možemo reći i za djela slikara i književnika. Pod time je mislio na to da umjetnik nije nikada dokraja zadovoljan svojim djelom. Poznato je da je Johann Wolfgang von Goethe svog 'Fausta' pisao šezdeset godina, a Leonardo da Vinci do kraja je života, kamo god išao, nosio sa sobom svoje remek-djelo 'Mona Lisu' i radio na njemu – i nikada ga nije isporučio naručitelju slike.

Nisu samo umjetnici takvi. Svi mi imamo nešto umjetničko i perfekcionističko u sebi (ili barem većina nas). Kad je sedamdesetih godina dvadesetog stoljeća direktor proizvodnje u Toyoti i začetnik Toyota Production Systema (danas poznatijeg kao lean menadžment) Taichi Ohno definirao sedam viškova, odnosno gubitaka u procesu, jedan od najvećih gubitaka bio je prekomjerna preciznost. Zašto je ona gubitak i što znači? Prekomjerna preciznost znači da ako 80 posto ili 90 posto preciznosti (stupanj završenosti) od onoga što smo postavili kao interni cilj zadovoljava specifikaciju i zahtjeve kupca, onda je toliki postotak dovoljna preciznost (završenost) da se krene u akciju, prodaju ili distribuciju, odnosno da se pokrene projekt.

Dakle, ako smo s kupcem uskladili zahtjeve za specifikaciju i dogovorili cijenu za to, onda je prekomjerna preciznost, odnosno gubitak, sve ono što se naknadno napravi i što kupac ne plaća.

Suvišno 'lickanje'

Kad analiziram svoju učinkovitost i produktivnost, uviđam da je jedan od mojih najvećih gubitaka prekomjerno 'lickanje' prezentacija, članaka i ostalih dokumenata kojima se koristim u radu. Većinom 'kupac' (klijent, čitatelj i sl.) ne primjećuje razliku nakon početnih 80 posto, što znači da sam uzalud potrošio većinu vremena.

Slično je s podjelom aktivnosti koje dodaju vrijednost i onih koje ju ne dodaju, koje su, prema tome, gubitak u filozofiji kaizena odnosno u lean menadžmentu. Zanimljivo koliko je lako prepoznati što je gubitak, a što je dodana vrijednost u procesu – jednostavno se zapitate plaća li kupac to što radite. Ako je on zadovoljan s tim dodatnim radom, odnosno dodatnim poslom, i/ili voljan je nadoplatiti taj dodatak, onda je to dodana vrijednost. Ako bi tu nadogradnju procesa kupac rado imao, ali ne želi dodatno platiti (i ne zanima ga što smo mi na to potrošili vrijeme, resurse, energiju i trud), onda je to gubitak. Primjer za to jest traženje proizvoda po skladištu, što može trajati od nekoliko sekundi do nekoliko sati.

Zamislite sliku dvaju usporednih stupaca od kojih je svaki podijeljen na 80 posto visine i ostatak od 20 posto, ali različito okrenutih. Prvi stupac označava naš trud, vrijeme, ulaganje, drugim riječima – input. Drugi su stupac rezultati, odnosno output. Dvadeset posto iz prvog stupca (odnosno 20 posto inputa) onoga što mi uložimo (resursa, rada, vremena) proizvest će 80 posto iz drugog stupca, što označava rezultate ili outpute. Dakle, u onih 20 posto prvog stupca ključne su aktivnosti koje moramo napraviti da bismo postigli 80 posto rezultata. To su one visokoučinkovite aktivnosti koje najviše utječu na ono što će biti posljedica (rezultat) našeg rada.

Ostalih 80 posto iz prvog stupca (našeg napora, truda, rada i vremena) neke su beznačajne aktivnosti koje, zapravo, dodaju vrijednost na rezultate, ali u vrlo malom omjeru, što znači da tih 80 posto posto napora pridonosi samo s dodatnih 20 posto rezultata.

Dragocjenih dvadeset posto

To možemo ilustrirati i raspodjelom vremena u netipičnom sustavu upravljanja njime. Naprimjer, u 20 posto vremena najčešće postignemo 80 posto posto rezultata. Ostalih 80 posto vremena razbijeno je na nevažne aktivnosti koje pridonose vrlo malo, a troše mnogo vremena. Primijetio sam da u jutarnja dva sata (između sedam i devet) napravim više posla nego u ostalih šest sati radnog vremena – i to je činjenica koju sam više puta mjerio i dokazao.

Kad jednom shvatite da je neki resurs (čovjek, vrijeme, stroj i sl.) toliko produktivan, bit će vam lakše raspodijeliti svoje aktivnosti i bit ćete jako sebični u raspodjeli tih dragocjenih 20 posto posto resursa. Svatko od nas zna točno kojih mu 20 posto aktivnosti donosi najveću korist, odnosno najveći i najbolji rezultat. Međutim, rijetki su oni koji su spremni koncentrirati se na tih 20 posto disciplinirano i fokusirano. To je obično tako zato što je tih 20 posto mnogo teže postići jer se traže disciplina, navika i konzistentnost.

Jedan od razloga jest i nesposobnost da kažemo 'ne'. I zato se većina nas prepušta i bavi onim aktivnostima koje su možda kratkoročno ugodnije, ali ne daju rezultate koje bi možda svi željeli.

Kad je 2007. izašao prvi iPhone, bio je nesavršen i nije podržavao mnoge funkcionalnosti koje su u to doba bile uobičajene. Steve Jobs ipak je odlučio krenuti s onih 80 posto koje su bile savršene. Zato, kad ste 80 posto spremni, krenite u akciju, detalje ćete rješavati u hodu!